Projektorganisation

Allmänt

Jag har haft förmånen att få arbeta i många olika typer av projekt (IT, underhåll, utbildning & teknik). När det gäller roller har jag varit både projektledare, delprojektledare och specialist.

Projektorganisationen måste anpassas efter typ av projekt och nedan utgår i huvudsak från tekniska projekt.

Det är intressant hur man lägger upp arbetet i olika organisationer. Vissa organisationer är väldigt styrda till formella strukturer och det påverkar val av organisationsmodell i projekt.

Modell 1

I denna modell utgår man från kompetensområde, förutsatt är att det krävs flera kompetenser för att driva projektet. I bland används modellen även där det inte krävs pga komplexitet utan mer av arbetsfördelningssjäl. I denna struktur hanterar respektive delprojektledare resurserna inom sitt specialistområde. Om det är externa resurser blir delprojektledaren beställare och fakturamottagare. Delprojektledaren är då ansvarig för sin del av budgeten. Både huvud- och delprojektledare hämtar kostnadsuppföljningen via ekonomisystemet. Modellen förutsätter att budgeten är nerbruten till respektive delprojektledare och eventuella avvikelser kommuniceras upp till huvudprojektledaren. Huvudprojektledaren har huvudansvaret för helheten och avrapporterar till styrgruppen.

I den förenklat ritade modellen nedan är L = projektledare/huvudprojektledare, Y = X = Z = specialister/delprojektledare och ZR = resurser inom specialistområde Z. Gult sträck = beställning och fakturering, mörkbrunt sträck = faktura in till ekonomisystem och ljusbrunt = redovisning till projektledare.

Modell 2

I denna modell utgår man mer från projektledarrollen där projektledaren blir den som i princip hanterar "allt". Resurser som eventuellt krävs för att hantera projektets olika kompetensområde ligger som specialister vid sidan av projektledaren. Alla beställningar och fakturor hanteras av projektledaren och allt ekonomiskt ansvar ligger på projektledaren.

I den förenklat ritade modellen nedan är L = projektledare, Y = X = Z = specialister och ZR = resurser inom specialistområde Z. Gult sträck = beställning och fakturering. Grått sträck = faktura in till ekonomisystem och redovisning till projektledare.

Kommentarer

Det är inte ovanligt att man har en kombination av modellerna ovan men kommentarer och resultat är utifrån huvudmodell. Det är heller inte ovanligt att huvudprojektledaren har hand om ett specialistområde i projektet.

Båda modellerna ovan har jag använt när jag varit projektledare. Modell 2 har jag enbart använt när det varit ringa omfattning på projektet eller när delarna utanför mitt eget kompetensområde varit ganska små. För att arbeta med modell 2 måste projektledaren ha stora kunskaper i alla kompetensområden som berörs i projektet. I modell 1 behöver projektledaren fortfarande ha insikt om de olika specialistområdena men inte i lika hög grad som när man arbetar enligt modell 2. Enligt min uppfattning är det mycket viktigt att man har en projektledare som har bred kompetens inom området som projektet drivs.

Om man arbetar enligt modell 1 kan man som projektledare ibland känna att man "tappar kontrollen" över ekonomin om inte alla beställningar och fakturor hanteras av funktionen. För egen del känner jag mig mer obekväm när jag skall hantera detaljer, beställningar och fakturor inom kompetensområden som jag är lite svag i.

Men jag kan erkänna att det kändes lite konstigt när företaget jag arbetade på ändrade system och jag som projektledare inte längre hanterade alla fakturor i "mitt" projekt. Men och andra sidan fick vi ett nytt uppföljningsverktyg kopplat till ekonomisystemet som gjorde att man fick bättre kontroll över alla kostnader. (Händelse för mer än 15 år sedan).

Resultat utifrån val av projektmodell

Problemen som jag har stött på med modell 2 har ofta varit i komplexa projekt där det krävs flera kompetenser. Jag har i flera fall sett att ekonomin har rullat iväg, mycket pga att projektledaren i hög utsträckning själv uppskattat kostnader inom områden som hen inte behärskar (tom resulterat i uppsägning av projektledaren pga överskridna budgetar). Ett annat problem som jag har sett när man använder modell 2 är att beställningar i hög grad varit otydliga eller felaktiga vilket resulterat i att anläggningar blivit felbyggda eller att man har kommit i konflikt med entreprenörer. På de projekt som jag själv använt modellen har jag ibland varit ett problem pga att jag varit en "trång sektor".

När jag använt modell 1 har mitt största problem varit att jag ibland har fått in resurser som inte har haft tillräcklig kompetens för att klara hela rollen inom sitt kompetensområde. Som huvudprojektledare har jag då fått lägga ner mer tid på att stötta upp inom ett område som jag normalt inte skulle arbetat inom. För egen del har det samtidigt varit utvecklande att lära sig mer inom andra kompetensområden. I de projekt som jag har haft, har det inte varit problem med att delprojektledare har överskridit sina budgetar i alla fall inte mer än som rymts inom felmarginalen. Ökningar av materialpriser har vid ett par tillfällen skapat extra kostnader men det kan inte lastas delprojektledaren och i dessa fall har jag fått information tidigt.

I alla projekt inträffar överraskningar och problem. Det viktigaste är att man hanterar problemen......