Förändra arbetssätt
När man vill förändra en organisations sätt att arbeta är det en ganska lång resa. Jag minns framförallt ett exempel när en organisation införde rutiner för att göra riskbedömningar. En högre chef var en av de drivande bakom införandet. Chefen var mycket engagerad och drev på för att bedömningarna skulle göras vid alla processtekniska förändringar. I början var det den drivande chefen som var den som höll i själva riskanalyserna (med projektgruppen som deltagare). När metoden var lite mer etablerad flyttades ansvaret över på andra ledare som då hade blivit ”upplärda” i arbetssättet. Givetvis fanns ett visst motstånd i början men efterhand så blev riskanalysen en accepterad rutin.
Nu var detta ett mycket lyckat projekt och det som jag tror i hög grad bidrog till resultatet var att det kom uppifrån via en chef som föregick med gott exempel. En annan viktig faktor var att man fick lära sig genom att vara med och göra riskbedömningarna. D.v.s. det var inte en ”utbildning” i den vanliga bemärkelsen. En tredje faktor som också påverkade var att man tydligt kunde visa på behovet av metoden. Förändringen gav också en positiv återkoppling d.v.s. om man använde rutinen förbättrades resultatet, något som i sig ökar motivation.
Tyvärr är det inte ovanligt att det kommer ut nya rutiner som det sedan inte arbetas efter. Om man inte aktiv arbetar med införandet är risken stor att man aldrig får rutiner att fungera.
Att jag valde exemplet ovan beror delvis på att det var ett uppdrag som påverkade en ganska stor differentierad grupp. Men jag fick också en annan erfarenhet från exemplet. När man arbetat länge med en metod eller ett arbetssätt blir det till slut en del av ditt sätt att tänka. Själv märkte jag det i detta exempel extra tydligt eftersom jag bytte arbete och hamnade i en organisation där man i princip inte alls gjorde riskbedömningar. I början kändes det mycket konstigt att inte längre göra riskbedömningar på det sättet som man var van vid och i bakhuvudet försatte man ändå till viss del att tänk i ”risker”.
Jag har själv vid flera tillfällen varit den som arbetat med att försöka få arbetsrutiner att fungera. Min reflektion från dessa uppdrag har varit att de bästa resultaten har jag fått när jag aktivt följt upp och ”coachat” de som skall använda rutinerna. Man måste också vara bered på att göra justeringar i rutinen. Och ändringarna skall givetvis göras tillsammans med de som skall använda dem. Jag har också några mindre bra erfarenheter och problemen har då framförallt berott på att jag inte kunnat medverka när rutinerna skall användas. Det har gjort att det i något fall mest blivit en ”pappersprodukt”.